生成式 AI 正在加快进入办公室日常流程，行政助理和秘书等岗位首当其冲。会议纪要、资料整理、活动文案和流程草拟等工作，已经可以由 ChatGPT、Claude 或 Copilot 在几分钟内完成。但多名从业者和企业管理者认为，AI 更像是在重排岗位分工，而不是立刻取代整类职位。
岗位数量已持续下滑
美国这一职业群体本就处在收缩通道。美国当前人口调查数据显示，2004 年约有 350 万人从事秘书和行政助理工作，其中近 97% 为女性；20 年后，这一数字降至 210 万。美国劳工统计局也预计，除医疗秘书和医疗行政助理外，这一职业未来仍将继续减少。
更广义的办公室与行政支持岗位失业率也有所上升。美国劳工部本周公布的数据称，这一类别失业率升至 4%，高于去年同期的 3.6%，但仍低于整体失业率水平。
AI先替代重复事务
在范德堡大学担任首席信息官执行助理的 Deanna Danger 表示，她从 2022 年开始在工作中使用 AI，如今已把会议记录交给 Copilot 和 ChatGPT 处理。她说，过去需要数小时的工作，现在不到 5 分钟就能完成，这也让她能把注意力放回会议讨论本身。
美国行政专业人士协会的一场线上交流中，参与者提到的 AI 用法包括制作宣传材料、筛选活动餐厅、撰写社交媒体文案，以及起草标准操作流程文本。这些场景大多集中在重复性高、格式明确的事务工作。
高阶协同仍依赖人工
不过，企业和培训机构普遍认为，AI 还难以接手行政助理中更依赖判断和关系处理的部分。专门为执行助理提供 AI 培训的 Carve 创始人 Fiona Young 表示，自 2023 年以来，相关培训需求明显上升。她称，雇主现在希望员工不是“了解 AI”，而是把 AI 直接嵌入日常工作流程。
Sequel.io 创始人兼首席执行官 Oana Manolache 去年曾在 LinkedIn 发文称，不使用 AI 的员工可能会被淘汰。但她同时表示，AI 仍无法替代自己的执行助理 Stephanie Martinez。她认为，后者借助 AI 处理会议准备和记录后，反而能把更多时间投入团队协同、对外沟通、判断管理层与利益相关方关系等工作。
培训与管理方式成分水岭
报道提到，岗位变化并不只取决于工具能力，也取决于企业是否给予培训和授权。执行助理教练 Melissa Peoples 表示，很多助理愿意采用 AI，但现实中往往缺少时间和空间去真正接入工作流。
她还指出，这一行业长期由女性主导，且常与男性高管形成配对关系，不同管理风格会直接影响助理能否参与更高价值工作。对能够尽早掌握 AI、并获得管理层支持的从业者来说，岗位并未消失，而是在向更高层级的协同与执行能力转移。